AUDIT ET ACCOMPAGNEMENT
Audit, accompagnement et suivi de votre structure.
Choisir de faire un Audit, c’est offrir pour plusieurs mois à votre clinique vétérinaire un intervenant extérieur, dont le seul objectif est l’amélioration des performances, qu’elles soient purement économiques ou liées au bien-être et à la motivation.
Nos conseils sont toujours bienveillants mais jamais complaisants.
intérêt d’un audit
Pourquoi choisir de réaliser un audit de sa clinique vétérinaire ?
Le marché vétérinaire connaît une évolution sans précédent :
De nouveaux acteurs apportent à la gestion d’entreprise de nouvelles compétences face auxquelles les structures indépendantes expriment le besoin d’identifier leurs forces et leurs faiblesses. Dans ces conditions, un audit peut aider la clinique à s’adapter aux mutations de l’environnement, à affiner des choix qui définiront l’avenir de la clinique, à faire émerger des solutions.
C’est un outil précieux pour rester compétitif et réactif face aux défis du secteur.
Analyse et accompagnement
Les audits de cliniques vétérinaires présentent plusieurs intérêts majeurs. Ils permettent d’évaluer l’organisation et la performance de la clinique sur les principaux domaines de la gestion d’entreprise, identifiant ainsi les pistes d’amélioration à mettre en place. Les audits réalisés par Vetaction Conseil sont suivis d’un accompagnement à la carte pour aider à la mise en œuvre du plan d’action, incluant la formation et le conseil.
Les audits sont particulièrement utiles dans des situations spécifiques telles qu’un projet de déménagement, un changement important dans l’environnement concurrentiel, une phase de crise interne ou un questionnement stratégique. Ils permettent de mettre en lumière les améliorations nécessaires pour ce qui concerne divers aspects de la clinique, comme la gestion des achats, les ratios financiers et les ratios d’activité, l’organisation interne, ainsi que les retours des clients et des collaborateurs.
En faisant participer les collaborateurs de la clinique, ASV et vétérinaires, au diagnostic et à l’élaboration de solutions, les audits permettent de dynamiser et de remotiver les équipes. Dans un rôle de « facilitateur », le consultant favorise l’émergence d’idées nouvelles par ceux là mêmes qui devront les mettre en œuvre.
Enfin, les audits permettent d’élaborer des plans d’amélioration personnalisés, en tenant compte de tous les aspects de la clinique, tels que le projet de développement, la communication interne, le management des équipes et la gouvernance
Thèmes
Quels sont les thèmes abordés au cours d’un audit ?
Lors des audits de cliniques vétérinaires, Vetaction Conseil aborde exclusivement les domaines de la gestion de l’entreprise vétérinaire.
Les activité de cœur de métier, incluant les procédures médicales, les procédures chirurgicales, le choix des équipements … ne seront abordées que sous l’angle de la gestion :
- comment délivrer un service plus efficacement,
- comment communiquer avec ses clients,
- comment promouvoir un service,
- comment rentabiliser un équipement…
Les principaux thèmes développés seront :
La stratégie
Votre clinique vétérinaire a t-elle une vision stratégique ?
Avez-vous défini un positionnement qui vous distingue des autres cliniques ?
Et si, oui, avez vous mis en place des actions cohérentes avec votre stratégie et votre positionnement ?
La stratégie est la clé de voûte de toutes les actions d’une entreprise. Elle constitue la première étape de nos missions d’audit. En effet, aucune décision qui concerne le marketing, les ressources humaines, l’investissement… n’a de sens si elle est en désaccord avec une ligne stratégique. Et que dire si cette ligne stratégique est inexistante ?
Les finances
Votre clinique vétérinaire est elle profitable ?
Les investissements relèvent ils d’une approche rationnelle ?
Existe t-il dans votre fonctionnement des sources de croissance ?
Les recettes sont elles à la hauteur des efforts fournis ?
Les charges peuvent elles être optimisées ?
Les ressources sont elles correctement allouées pour assurer la santé financière actuelle et le développement futur ?
La gestion financière d’une clinique vétérinaire est cruciale pour assurer sa pérennité, sa croissance et sa rentabilité. Elle commence par l’établissement d’un état des lieux, incluant les revenus et les dépenses fixes et variables, en les comparant aux indicateurs d’un panel de cliniques.
La tarification des actes et des produits (« pricing » pour ceux qui préfèrent) en est un des éléments essentiels.
Une gestion financière avisée permet ainsi de concilier rentabilité et qualité des soins.
Le marketing et la communication
Êtes-vous suffisamment visibles physiquement et sur Internet ?
Vos supports de communication informent-ils correctement vos clients et prospects sur vos services et votre identité ?
Avec quels outils de communication transmettez-vous vos conseils à vos clients ?
La communication sur votre entreprise, ses services, son équipe représente un fort levier de croissance, mais aussi de gain de temps. Qu’elle soit digitale ou imprimée, la « com » est souvent un parent pauvre de la gestion d’une clinique alors que son utilité est largement prouvée.
Les ressources humaines
Êtes-vous confrontés à un turn-over important ou de nombreux arrêts maladie ?
Votre équipe montre t-elle des signes de démotivation ?
Les capacités de chacun sont-elles bien utilisées ?
Dans une société de services, comme une clinique vétérinaire, la valeur perçue dépend essentiellement des personnes qui servent les clients. La motivation, la disponibilité, l’implication doivent donc être au cœur des préoccupations du dirigeant.
L’organisation du travail
Avez-vous l’impression d’être toujours débordés ?
Êtes-vous confrontés à des dysfonctionnements récurrents ?
Aimeriez-vous travailler plus sereinement ?
Devoir gérer en même temps des tâches qui semblent toutes aussi importantes qu’urgentes, voir son équipe s’épuiser à régler des dysfonctionnements, ne jamais trouver le temps de réfléchir et de prendre du recul représente bien trop souvent le quotidien d’une clinique vétérinaire. Et pourtant, en rompant avec certaines habitudes, avec de la méthode, en mettant en place des solutions de bon sens, on parvient à reprendre le dessus et à faire mieux en dépensant moins d’énergie et en donnant une meilleure image.
La communication interne
Les informations utiles sont-elles partagées et accessibles ?
Comment résolvez-vous les problèmes ou montez-vous des projets en équipe ?
Les personnes ont-elles l’occasion d’exprimer leurs idées ?
Bien communiquer en équipe est d’autant plus important que l’équipe grandit. D’informelle dans des structures de deux ou quatre personnes, la communication interne doit se structurer à mesure que la clinique grossit.
PRocess d’audit
Comment se déroule un audit ?
Un audit de clinique vétérinaire doit passer par une évaluation approfondie de l’organisation et de la performance de la clinique.
Pour ce faire, des échanges à distance et en clinique seront organisés au cours du processus qui commence par un entretien avec les associés.
Ce processus est en oeuvre depuis 2014. Il sert de support à toutes les actions ultérieures.
1. Recueil des besoins
Quels sont les objectifs des associés ?
Quels sont les principaux enjeux ou problèmes auxquels ils ont à faire face ?
Lorsque les associés d’une clinique font appel à un consultant, c’est souvent parce que la clinique se trouve face à des décisions importantes à prendre (investissements, décisions stratégiques, restructuration…) ou dans une situation complexe (départs d’associés prévus, crise interne, nouvelle concurrence…). Cet entretien préalable avec les associés permet de définir et/ou recadrer l’objectif de l’audit et la place du consultant dans le processus.
2. Recueil de données
Quel est l’avis de chaque salarié sur le fonctionnement et les relations au sein de la clinique ?
Ces avis sont-ils partagés ou divergents ?
Quels sont les sujets prioritaires à traiter ?
Il est important dans un second temps de recueillir l’avis de tous les salariés sur des questions clés liées au fonctionnement de la clinique. Un questionnaire en ligne confidentiel est envoyé à chaque membre de l’équipe pour obtenir son avis libre et sincère.
Les données financières sont aussi recueillies à cette étape.
3. Entretiens et observations
Comment se déroule une journée de travail à la clinique ?
Quelle est l’atmosphère qui y règne ?
Comment sont reçus les clients et les patients ?
L’étape d’observations et d’entretiens permet de confronter la synthèse des données recueillies en ligne avec le témoignage direct. Pour ce faire, des entretiens individuels ou par petits groupes sont organisés.
Le consultant observe également le fonctionnement de la clinique en se positionnant aux endroits clés en fonction de l’heure de la journée (admission de chirurgies, consultations vaccinales, fin d’après-midi à l’accueil…)
4. Rédaction et restitution d’un rapport d’audit
Le rapport d’audit fait une synthèse des deux précédentes étapes et propose, en fonction des priorités, identifiées, un plan d’actions, incluant un calendrier et une répartition des tâches.
5. Mise en place d’actions et suivi
Ce n’est qu’après avoir respecté les étapes précédentes que nous pourrons mettre en place les actions d’amélioration. Nous aurons en effet validé ensemble :
Qu’elles correspondent à un vrai besoin.
Qu’elles sont réalisables.
Qu’elles seront bénéfiques à la clinique.
Le suivi permettra de s’assurer de leur mise en place et de la concordance entre les bénéfices obtenus et les bénéfices attendus.
Si cette concordance se confirme, d’autres actions seront mises en place. Dans le cas contraire, des ajustements seront apportés.
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